Главное правило
Транспортная накладная оформляется тогда, когда заключён договор перевозки — то есть когда груз везёт кто-то, кому за это платят как за перевозку. Нет договора перевозки — нет и накладной, ни бумажной, ни электронной.
Отсюда простой критерий: спросите себя, есть ли в этой отгрузке перевозчик как отдельная сторона. Если груз переместился, но перевозчика не было, транспортная накладная не нужна — нужны другие документы.
- Везёт наёмный перевозчик или экспедитор — ЭТрН нужна.
- Покупатель забрал сам на своей машине — не нужна.
- Везёте своей машиной своим водителем — не нужна, оформляется путевой лист.
- Возите для клиентов за плату — нужна, вы перевозчик.
- ИП вы или ООО — значения не имеет, важен только характер сделки.
Разбор по ситуациям
| Ситуация | Нужна ли ЭТрН | Чем оформляется |
|---|---|---|
| Заказали машину у транспортной компании | Да | ЭТрН: вы подписываете первую часть как грузоотправитель |
| Работаете через экспедитора | Да | ЭТрН плюс электронные экспедиторские документы |
| Покупатель приехал и забрал товар сам | Нет | Накладная на отгрузку товара (ТОРГ-12 или УПД) |
| Везёте товар своей машиной своему клиенту | Нет | Путевой лист и товарная накладная |
| Перевозите между своими складами | Нет | Накладная на внутреннее перемещение |
| Вы перевозчик, возите чужие грузы | Да | ЭТрН: подписываете части о погрузке и выгрузке |
| Арендовали машину с водителем | Да | Это фактически перевозка |
| Арендовали машину без водителя, везёт ваш сотрудник | Нет | Путевой лист |
| Груз для личных нужд гражданина | Нет | Исключение прямо указано в приказе Минтранса |
Самовывоз — самый частый спор
Покупатель приехал на своей газели и забрал товар со склада. Транспортная накладная здесь не нужна: вы не заказывали перевозку и не платили за неё. Достаточно накладной на отгрузку и доверенности у водителя.
Сложность начинается, когда покупатель называет самовывозом ситуацию, в которой он нанял перевозчика. Тогда договор перевозки есть, просто заключил его покупатель, и он же становится грузоотправителем в накладной, а вы — местом погрузки. Уточняйте это заранее: от ответа зависит, кто формирует документ.
Если сомневаетесь, задайте один вопрос: кто-то платит за саму перевозку отдельно от стоимости товара? Если да — перевозка есть, и накладная нужна.
Свой транспорт: когда накладная всё-таки понадобится
Доставка собственным транспортом собственным клиентам транспортной накладной не требует. Но есть две оговорки.
Первая: если вы выделяете стоимость доставки отдельной строкой и оформляете её как услугу перевозки, налоговая может посмотреть на это как на договор перевозки. В таком случае накладная становится подтверждающим документом.
Второе: путевой лист обязателен в любом случае, и с 1 сентября 2026 года он тоже переходит в электронный вид. Его оформляют все, кто эксплуатирует грузовой транспорт, независимо от того, для кого едет машина.
Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо
Вы везёте товар со своего склада в свой магазин или с производства на свой склад в другом городе. Отправитель и получатель — одна и та же компания.
Если везёте своей машиной, договора перевозки нет, и транспортная накладная не нужна — хватит путевого листа и накладной на внутреннее перемещение.
Если для такой поездки вы нанимаете перевозчика, договор перевозки появляется, и накладная нужна. Но этот случай есть в приказе Минтранса № 262: при совпадении отправителя и получателя накладную допускается оформить на бумаге. Многие всё равно оформляют электронно — чтобы не держать два порядка для разных рейсов.
ИП: те же правила, что для организаций
Индивидуальный предприниматель отвечает за ЭТрН так же, как ООО. Закон смотрит на то, есть ли договор перевозки, а не на форму бизнеса.
- ИП заказывает машину у перевозчика — он грузоотправитель и подписывает первый титул своей электронной подписью.
- ИП возит свой товар на своей машине — накладная не нужна, нужен путевой лист.
- ИП сам возит чужие грузы за деньги — он перевозчик и подписывает погрузку и выгрузку.
Подпись ИП — квалифицированная электронная подпись, та же, что для отчётности и ЭДО. Если подписывает не сам предприниматель, а его сотрудник, понадобится машиночитаемая доверенность.
Кто какую часть подписывает
В перевозке с наёмным транспортом участвуют минимум трое, и каждый отвечает за свою часть документа.
- Грузоотправитель формирует документ: что везём, откуда, куда, кому. Подписывает первым.
- Перевозчик подтверждает, что груз принят — обычно это делает водитель в приложении.
- Грузополучатель подтверждает приёмку и фиксирует расхождения, если они есть.
- Перевозчик закрывает перевозку после выгрузки.
Заполнить документ за вас может кто угодно, а вот подписать — только вы или ваш сотрудник с машиночитаемой доверенностью. Перевозчик не может подписать за грузоотправителя без доверенности от него.
Если контрагент не подключён к ЭДО
Это самая частая причина, по которой перевозку пытаются оформить на бумаге. Приказ Минтранса № 262 перечисляет случаи, когда бумага допустима, и неготовности контрагента там нет.
Что делать на практике:
- Заранее выяснить, кто из ваших перевозчиков и получателей уже работает с электронными накладными и через какого оператора.
- Разослать письмо с датой, оператором и короткой инструкцией — обычно этого достаточно, потому что требование одинаково для всех.
- Проверить роуминг: если операторы разные, обмен между ними настраивается по заявке и не мгновенно.
- Помнить про переходный период: до 1 марта 2027 года инспектор на дороге ограничивается предупреждением. Но обязанность уже действует, а расходы по неправильно оформленному документу налоговая может не принять.
Подробный разбор того, что делать грузоотправителю, — в статье «ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026». Как это выглядит внутри учётной системы — в обзоре 1С:УАТ и ТЛЭ.
Если с контрагентом ещё не налажен обмен, начните с идентификаторов и приглашений в ЭДО: без этого ЭТрН не уйдёт.
Частые вопросы
Мы ИП, возим сами, наёмных перевозчиков нет. Нас это касается?
Транспортная накладная — нет, пока вы не заказываете перевозку у третьих лиц. Путевые листы оформлять нужно, и они тоже электронные. Форма собственности здесь ни при чём: правила одинаковы для ИП и организаций.
Возим грузы физлицам — дачникам, частникам. Нужна ли ЭТрН?
Перевозки для личных нужд граждан входят в перечень исключений. Но если заказчик перевозки — компания, а получатель физлицо, документ нужен.
Кто оформляет ЭТрН при доставке на маркетплейс?
Обычно вы как грузоотправитель, если сами заказываете машину до склада площадки. Если перевозку организует маркетплейс, документ формирует он, а вы подписываете свою часть.
Что будет, если перевозка попала под исключение, а мы всё равно оформили электронно?
Ничего. Исключения разрешают бумагу, но не запрещают электронный документ. Оформлять всё в одном формате даже удобнее.
Нужно ли оформлять ЭТрН на порожний рейс?
Нет. Накладная сопровождает груз, при движении без груза она не нужна — достаточно путевого листа.