Кратко
- С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при коммерческих автоперевозках оформляется только в электронном виде — закон № 140-ФЗ от 07.06.2025.
- Это касается всех четырёх сторон: отправителя, перевозчика, экспедитора и получателя. Первым документ создаёт и подписывает грузоотправитель.
- Бумага осталась только для случаев из приказа Минтранса № 262 — перечень закрытый.
- До 1 марта 2027 года инспекторы на дороге ограничиваются предупреждением, но обязанность уже действует, а налоговые риски переходный период не снимает.
- Самое долгое в подключении — не программа, а подписи, доверенности и контрагенты. Начинать нужно с них.
Кого это касается
Частая ошибка — считать, что ЭТрН — забота транспортной компании. Накладная подтверждает договор перевозки, а в нём минимум три стороны. Если вы производитель, оптовик или интернет-магазин и заказываете машину у перевозчика — первый шаг в документе за вами.
| Ситуация | Нужна ЭТрН? |
|---|---|
| Отгружаете товар наёмным транспортом или через экспедитора | Да, вы формируете первый титул |
| Принимаете товар, который привёз перевозчик | Да, вы подписываете приёмку |
| Сами возите чужие грузы по договору | Да, вы перевозчик |
| Везёте собственный товар собственной машиной, договора перевозки нет | Нет. Транспортная накладная здесь не оформлялась и раньше — нужны путевой лист и товарные документы |
| Клиент забирает товар самовывозом на своей машине | Нет, если вы не заказывали перевозку |
Что именно подписывает отправитель
Электронная накладная собирается из частей — титулов. Каждый участник подписывает свою часть, и только после этого документ уходит дальше.
- Титул 1 — подготовка. Грузоотправитель: кто везёт, что везёт, откуда и куда, кому. Подписывается квалифицированной электронной подписью.
- Титул 2 — погрузка. Перевозчик подтверждает, что груз принят. Обычно это делает водитель в мобильном приложении.
- Титул 3 — приёмка. Грузополучатель подтверждает получение, здесь же фиксируются расхождения: недовес, бой, пересорт.
- Титул 4 — выгрузка. Перевозчик закрывает перевозку.
Документы идут через оператора ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД. Система присваивает накладной QR-код — его водитель предъявляет на дороге. Если в пути сломалась машина или сменился водитель, новую накладную оформлять не нужно: изменения вносятся отдельным титулом, QR-код обновляется.
Сбой связи или самой ГИС ЭПД перевозку не останавливает: документ хранится у оператора и попадёт в государственную систему, когда она заработает. Водитель может показать накладную на экране или в распечатке.
Когда ещё можно бумагу
Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 перечисляет случаи, когда бумажная накладная допустима. Среди них:
- перевозки для личных нужд граждан;
- сделки с иностранными контрагентами;
- перевозки между подразделениями одной компании, когда отправитель и получатель совпадают;
- места, где нет доступа к интернету;
- территории с режимом чрезвычайной ситуации или военного положения;
- специальные и военные грузы, драгоценные металлы и камни.
Перечень закрытый. «Контрагент не подключился» или «водитель без смартфона» в него не входят.
Что со штрафами
По поручению Президента от 19.07.2026 до 1 марта 2027 года действует переходный период: за бумажную накладную на дороге инспектор ограничивается предупреждением. Но есть две оговорки.
Первая — обязанность уже действует. Переходный период касается административных штрафов, а не самого требования закона.
Вторая — налоги. Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку. Если документ оформлен не в той форме, в которой обязан, у налоговой появляется повод спорить с расходами и вычетом НДС. Эти риски переходный период не закрывает.
С чего начать: план на неделю
- Определите свои роли. Отправитель, получатель, иногда и перевозчик. От этого зависит, какие титулы вы формируете.
- Подписи и доверенности. Кто подписывает от компании: директор своей подписью или сотрудники по машиночитаемой доверенности. МЧД на кладовщиков и логистов делается не за один день — это самый длинный пункт.
- Оператор ЭПД. Если у вас уже есть оператор ЭДО для счетов-фактур, проверьте, работает ли он с перевозочными документами. Не все операторы ЭДО — операторы ЭПД.
- Контрагенты. Обмен двусторонний. Разошлите перевозчикам и ключевым получателям письмо: с какого числа работаете только электронно, через какого оператора, что нужно от них.
- Учётная система. В 1С сервис 1С-ЭПД встроен в типовые конфигурации — УНФ, Управление торговлей, Комплексную автоматизацию, ERP, Бухгалтерию. Накладная создаётся из заказа или отгрузки, а не набирается заново. На старом релизе сервиса может не быть — тогда сначала обновление.
- Контрольный рейс. Одна реальная отгрузка от создания документа до подписи получателя — до того, как электронно пойдёт весь поток.
Где чаще всего ломается
- Водитель перевозчика не может подписать. Нет приложения, нет подписи, наёмный водитель впервые слышит об ЭТрН. Выясняется у ворот склада, когда машина уже стоит под погрузкой.
- Данные в справочниках. Адреса без ФИАС, контрагенты без ИНН и КПП, транспорт без госномеров. На бумаге это сходило с рук, электронный формат такие документы не пропускает.
- Расхождения при приёмке. У кладовщика должен быть понятный порядок: что делать в системе при недовесе или бое, а не «подпишу, потом разберёмся».
- Пустое или формальное «состояние груза». Поле заполняют наспех, а при приёмке именно с ним сравнивают фактическое состояние. Как его заполнять — в вопросах ниже.
- Разные операторы. У вас один, у перевозчика другой. Роуминг между операторами ЭПД работает, но проверять его лучше на контрольном рейсе, а не на срочной отгрузке.
Как мы подключаем ЭТрН в 1С — со списком документов и этапов — на странице ЭТрН и ЭПД в 1С. Если у вас свой автопарк и нужны ещё путевые листы, учёт ГСМ и ремонтов — 1С для транспорта и логистики.
Какого оператора выбрать: СБИС, Контур или другой
Спрашивают об этом чаще всего, и чаще всего выбирают по известности названия. Работать с ЭТрН можно через любого оператора ЭПД из реестра Минтранса, а выбирать стоит по трём вопросам:
- С кем у вас уже есть ЭДО. Если счета-фактуры и УПД вы отправляете через конкретного оператора, проверьте, есть ли у него перевозочные документы. Тогда подписи, доверенности и контрагенты уже настроены.
- Как он стыкуется с вашей учётной системой. Накладная должна создаваться из отгрузки в 1С, а не набираться заново в кабинете оператора. У 1С есть свой сервис 1С-ЭПД, другие операторы подключаются к 1С модулями.
- С кем работают ваши перевозчики. Роуминг между операторами ЭПД есть, но настраивается по заявке. Если основной перевозчик сидит у одного оператора, жизнь проще у того же.
Если с контрагентом ещё не налажен обмен, начните с идентификаторов и приглашений в ЭДО: без этого ЭТрН не уйдёт.
Частые вопросы
Кто оформляет ЭТрН: перевозчик или отправитель?
Создаёт накладную и подписывает первый титул грузоотправитель — тот, кто заказал перевозку. Перевозчик подписывает погрузку и выгрузку, получатель — приёмку. Подготовить данные может экспедитор или перевозчик, но подпись первого титула остаётся за отправителем или его сотрудником с доверенностью.
Что писать в поле «состояние груза и тары»?
Видимое состояние на момент передачи груза перевозчику: упаковка, количество мест, повреждения, если они есть. Например: «в заводской упаковке, 12 паллет, стрейч-плёнка без повреждений». Не оставляйте поле формальным: при приёмке получатель сравнивает фактическое состояние именно с этой записью, и по ней потом решают, кто отвечает за бой или недостачу.
Нужна ли водителю машиночитаемая доверенность?
Водитель подписывает титулы от имени перевозчика, поэтому полномочия ему даёт перевозчик. Как именно — электронная подпись сотрудника с МЧД или подписание через приложение оператора — зависит от перевозчика и его оператора. Грузоотправителю важно другое: заранее выяснить у перевозчика, что водитель сможет подписать погрузку прямо у ворот склада.
Мы отгружаем два-три раза в неделю. Обязательно ли ставить что-то в 1С?
Нет. При небольшом потоке накладную можно оформлять в веб-кабинете оператора ЭПД. Интеграция с учётной системой окупается, когда отгрузок десятки в день и ручной ввод становится отдельной работой.
Перевозчик говорит, что сам всё оформит. Так можно?
Первый титул — зона ответственности грузоотправителя, и подписывается он вашей подписью. Перевозчик или экспедитор может подготовить данные, но подписать за вас может только по доверенности.
У нас учёт в МоёмСкладе, не в 1С. Что делать?
Работать через кабинет оператора ЭПД или передавать данные отгрузок оператору по API. Какой вариант выгоднее, зависит от числа отгрузок — посчитаем на первичном осмотре.
Нужно ли хранить бумажные копии электронных накладных?
Нет. Электронный документ имеет юридическую силу и хранится у оператора и в ГИС ЭПД. Распечатка может пригодиться водителю как запасной вариант при сбое связи, но юридически значимым остаётся электронный документ.