Кратко. Мы объединили финансовые правила шести компаний группы в одном процессе в Битрикс24. Теперь заявка сама проверяет заполнение, сама находит согласующих по компании и направлению, а казначейство получает только одобренные заявки с полным пакетом документов.
- 40+ правил контроля — проверки заполнения и связей до отправки на согласование.
- 14 маршрутов согласования — маршрут зависит от компании, направления и параметров заявки.
- 6 компаний в одной системе — общие правила, своя структура у каждой.
Задача
В группе несколько юрлиц, проектов и площадок. Расходы согласуют руководители направлений, центры финансовой ответственности (ЦФО), финансовый отдел и казначейство. До внедрения это выглядело так:
- Ошибки в заявках. Неполные данные и документы обнаруживались уже на согласовании — заявку возвращали и переделывали.
- Лишние вопросы руководителю. Основания расхода приходилось уточнять и искать в переписке.
- Рутина перегружала сотрудников. Заявки передавали между участниками вручную.
- Неясно, кто отвечает за следующий шаг. Не было видно, на каком этапе заявка и кто её держит.
Нужно было сделать процесс, в котором правила бизнеса — роли, исключения, проверки — заложены в систему.
Как устроен процесс
- Заявка. Инициатор заполняет карточку: юрлицо, проект, локация, направление, контрагент, сумма, документы и коммерческие предложения. Без обязательных полей и файлов заявку не отправить.
- Маршрут. Система сама определяет согласующих: руководителя, ЦФО, финансовый отдел. Состав зависит от компании, направления и параметров заявки — не все этапы проходят последовательно.
- Проверка бюджета и приоритет. Финансовый отдел видит, укладывается ли расход в бюджет, и ставит приоритет оплаты.
- Доработка. Если что-то не так, заявка возвращается с категорией и причиной: «документы», «НДС» и т. д. Инициатор сразу видит, что исправить, без повторных расспросов.
- Казначейство. Получает только одобренные заявки с полным пакетом и проводит оплату. Платёж отмечается как исполненный.
У каждой заявки — своя история решений: кто, когда и с каким комментарием согласовал или вернул.
Что сокращает ручную работу
- НДС пересчитывается автоматически при изменении суммы счёта или ставки. Для исключений оставлен ручной ввод суммы налога.
- Каскадные списки. Компания и локация ограничивают выбор проектов и направлений — не нужно искать нужное среди сотен значений.
- Единый стандарт заявки. Обязательные данные и документы собраны до передачи на согласование.
- Ошибки выявляются до согласования. Проверки заполнения и связей уменьшают число возвратов.
- Согласующие определяются автоматически по компании, направлению и параметрам заявки.
- Возврат объясняет, что исправить. Категория и причина заменяют повторное выяснение замечаний.
Результат
- Для руководителя — прозрачность: видно, за что платит компания, без поиска по переписке.
- Для финансов — расходы по направлениям, реестр платежей и история решений в одном месте.
- Для команды — понятный процесс: каждый знает, что заполнить и кто отвечает за следующий шаг.
Накопленная статистика позволяет перейти к планированию: собрать реестр расходов на следующий год на основе фактических заявок. Состав и правила планирования согласуются отдельно.
Как мы это делаем
- Разбираем действующий процесс. Кто инициирует расходы, кто согласует, какие есть исключения и лимиты.
- Согласуем финансовые правила и сценарии. Маршруты, проверки, обязательные документы, правила НДС.
- Настраиваем в Битрикс24. Смарт-процесс заявок, бизнес-процессы маршрутов, справочники, права доступа.
- Проверяем на реальных примерах. Прогоняем типовые и пограничные заявки до запуска.
- Готовим инструкции и помогаем с запуском. Для инициаторов, согласующих и казначейства — каждому своё.
Подробнее о том, что можно автоматизировать в Битрикс24, — на страницах «Бизнес-процессы в Битрикс24» и «Сопровождение Битрикс24». Если расходы уже идут через 1С, согласование можно связать с ней — см. «Интеграция Битрикс24 с 1С».
Хотите так же?
Начнём с ваших правил расходов и реального сценария согласования: разберём, как заявки идут сейчас, и покажем, как это будет выглядеть в Битрикс24. Стоимость определяем после обсуждения задачи — смету согласуем до старта.